Dastur sharhlari

2020 yildagi 11 ta eng yaxshi hujjat aylanish dasturlari ko'rib chiqildi


Hujjatlar va fayllar biznesingizning ajralmas qismidir.

Katta tashkilot, kichik biznes yoki hattoki biznes bilan shug'ullanasizmi uy ishidan ishlash, juda ko'p hujjatlarni yaratishingiz mumkin. Ushbu hujjatlarni yaratgandan so'ng, sizning guruhingiz va mijozlaringiz ularga oson kirishlari uchun ularni xavfsiz va tartibli saqlashingiz kerak.

Ishlarni soddalashtirish uchun siz foydalanishingiz mumkin hujjatlarni boshqarish dasturi.

Ushbu vositalarga ehtiyoj ortib bormoqda global hujjat aylanishining dasturiy ta'minot bozori 2028 yilga kelib, 11.06 milliard dollarga yetishi mumkin.

Ushbu vositalar tobora ommalashib bormoqda - va yaxshi sabablarga ko'ra.

Ular sizga barcha manfaatdor tomonlar o'rtasida uzviy hamkorlikni ta'minlash uchun fayllarni tartibli va xavfsiz saqlashga yordam beradi. Shuningdek, ular har qanday platformadan, qurilmadan yoki veb-brauzerdan fayllarni yuklash, yuklab olish yoki ularga kirishni osonlashtiradi.

To'g'ri qaror qabul qilishingizga yordam berish uchun men hujjatlarni boshqarishning eng yaxshi dasturlarini baholadim va ko'rib chiqdim. Ushbu sharhlar ularning asosiy xususiyatlariga, foydalanish qulayligiga, integratsiyaga, hujjat aylanish jarayoniga, fayl formatlariga, ish jarayonini avtomatlashtirishga, narxlarni belgilash rejalariga va boshqalarga asoslangan.

Qani boshladik.

Hujjatlarni boshqarishning eng yaxshi dasturi nima?

Mana, bu yil eng yaxshi hujjat aylanishiga mo'ljallangan dasturiy ta'minot uchun eng yaxshi tanlovlar.

1. Dropbox.

Dropbox mavjud bo'lgan eng ommabop hujjatlarni boshqarish tizimlaridan biridir. Bu an'anaviy va multimedia hujjatlari uchun raqamli aktivlarni boshqarish imkonini beradi. Shuningdek, u hujjatlarni tahrirlashga imkon beradi va o'zgarishlar real vaqt rejimida boshqa foydalanuvchilarga ko'rinadi.

Tasvirlarni matnga va uchinchi tomon dasturlarining tonnalariga aylantirish uchun belgilarni optik aniqlash (OCR) kabi yangi funktsiyalar bilan siz Dropbox bilan xato qilolmaysiz.

Asosiy xususiyatlari:

  • Hisobni o'tkazish vositasi - Bu sizga fayllarni aralashtirilishi yoki majburiyatlarning o'zgarishi paytida bir nechta foydalanuvchilar o'rtasida xavfsiz ravishda uzatishga imkon beradi.
  • Dropbox vitrinasi - Professionallar tomonidan boshqariladigan sahifalarda barcha ishlaringizni namoyish eting va foydalanuvchilaringizning fayllaringiz bilan aloqasini kuzatib boring.
  • Uchinchi tomon ilova integratsiyasi - Dropbox 3,00,000 dan ortiq ulangan dasturlar bilan mustahkam integratsiyani taklif etadi.
  • Jonli yordam - Uning jonli qo'llab-quvvatlashi elektron pochta, chat va telefon qo'ng'iroqlari orqali ishonchli xizmatni taklif qiladi.

Taroziga soling:

  • Takliflar "masofadan tozalash" ma'lumotlarni xavfsizligini ta'minlash uchun o'g'irlangan qurilmalar va buzilgan hisoblardan darhol fayllarni tozalash xususiyati
  • Jamoa faoliyatini boshqaruv paneli orqali kuzatib borish imkonini beradi
  • Kerakli havolalar orqali vaqtinchalik kirishni ta'minlaydi va havolalarda yuklab olishni o'chiradi
  • Faylning oldingi versiyasini tiklash orqali o'chirilgan fayllarni tiklashga yordam beradi
  • Qurilmalar va platformalarda sinxronlash
  • Deb nomlangan xususiyat bilan birga keladi 'jamoaviy papka menejeri' jamoaviy papkalarni boshqarish va ko'rinishga ega bo'lishga yordam berish
  • Saqlash uchun moslashuvchan rejalar to'plamini taklif qiladi

Kamchiliklari:

  • Mobil versiya ish stoli versiyasidagi kabi qulay emas
  • Yuklamalar sekin bo'lishi mumkin

Narxlar:

Uning Standard va Advanced rejalari mos ravishda oyiga $ 12,50 va $ 20 turadi. Korxona rejasining narxlari so'rov bo'yicha mavjud.

2. Zoho hujjatlari.

Zoho Docs - bu ro'yxatdagi yana bir mashhur hujjat aylanish dasturi. Bulutdagi barcha fayllaringizni xavfsiz saqlash va boshqarish imkoniyatini beradi. Shuningdek, u masofaviy mijozlar va xodimlar bilan samarali ishlashga yordam beradigan kuchli hamkorlik vositalarini, jumladan guruh almashish va ikki tomonlama sinxronlashni taklif etadi.

Asosiy xususiyatlari:

  • Hujjatlarni saqlash - Bu foydalanuvchilarga katta hajmdagi fayllarni, shu jumladan videolarni, papkalarni va hatto to'liq ma'lumotlar bazalarini osongina saqlash imkonini beradi.
  • Elektron pochta manzili - Hujjatlarni elektron pochta yoki brauzeringizdan bulut hisobiga tizimga kirmasdan darhol yuboring.
  • Toza tashkilot - Fayllarni loyiha, funktsiya va fayl turlariga qarab toza toifalash uchun osongina papkalar va pastki papkalarni yarating.
  • Ikki tomonlama sinxronlash - Siz ish stolida onlayn yoki oflayn rejimda ishlashingiz mumkin - onlayn bo'lganingizdan so'ng fayllar avtomatik ravishda yangilanadi.

Taroziga soling:

  • Buyurtmani aralashtirmasdan ko'p sonli papkalarni uzatishga imkon beradi
  • Ma'lumot yo'qolishining oldini olish uchun fayllarning avtomatik zaxira nusxasini yaratadi
  • Fayllarni ommaviy ravishda yuklash imkonini beradi
  • Bir vaqtning o'zida bir nechta foydalanuvchilar bilan fayllarni almashish uchun guruh yaratishga imkon beradi
  • Turli guruh a'zolari bilan hamkorlik qilish uchun ilova ichidagi suhbatni ta'minlaydi
  • Eslatmalar va vazifalarni jamoalar o'rtasida ishlashni boshqarish va topshirish vazifasini qo'yadi
  • Fayllaringizni turli xil serverlarda bir nechta joyda saqlaydi
  • Perfect Forward Secretsy (PFS) orqali qurilgan 2048-bitli RSA asosidagi kalit orqali fayllarni shifrlash orqali qat'iy xavfsizlikni ta'minlaydi.
  • Boshqa foydalanuvchilar tomonidan qilingan tahrirlarni kuzatib borish uchun audit izi xususiyatini taklif qiladi
  • Sizga brend talablariga muvofiq shaxsiylashtirish imkonini beradi
  • 5 tagacha foydalanuvchilar uchun bepul versiyasini taklif qiladi

Kamchiliklari:

  • Foydalanuvchi interfeysi asosiy va eski ko'rinishga ega
  • Ilovani yuklash vaqti sekin

Narxlar:

Uning pullik rejalari oyiga 5 dollardan boshlab boshlanadi. Bundan tashqari, siz 15 kunlik bepul sinov muddatini olasiz.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet - bu hujjatlarni tezkor ravishda skanerlash va raqamli qilishga yordam beradigan yana bir kuchli hujjat aylanish tizimi (DMS). Shuningdek, parol bilan himoyalangan havolalar yordamida bitta faylni bir nechta formatda yuborish va fayllarni osonlikcha toifalash va joylashtirish imkoniyatini beradi.

Asosiy xususiyatlari:

  • Kuchli qidiruv - Bu har qanday papkada joylashgan har qanday faylni qidirish uchun to'liq matnli qidirishga imkon beradi. U fayllarda mavjud ma'lumotlardan foydalangan holda barcha hujjatlarni tashkillashtiradi, avtomatik ravishda taniydi, nomlaydi va saqlaydi.
  • Ish jarayonini boshqarish - Osonlik bilan hujjat aylanish jarayonini ko'rib chiqing. Shuningdek, u ish jarayonining muayyan bosqichlarini ko'rib chiqishga imkon beradi.
  • Ichki andozalar - Tizim bo'ylab saqlamoqchi bo'lgan papka tuzilishi uchun kalit shablonlari. Oldindan belgilangan nomlar bilan hujjat yaratishni ham amalga oshirishingiz mumkin.
  • Fayllarni topshirish - Masofaviy mijozlar va ishchilarga "File Request" xususiyatidan foydalanib, mehmonlarni kirish orqali tizimga fayllarni masofadan yuklashga ruxsat bering.

Taroziga soling:

  • Shaxsiy papkalarni, kabinetlarni, tortmalarning boshqaruvini o'rnatishga imkon beradi
  • Siz biron bir hujjat uchun har qanday kishiga elektron imzo so'rovini yuborishingiz mumkin
  • Imzo va xavfsizlikni ta'minlash uchun imzolangan hujjatlar uchun alohida auditorlik izini saqlashga imkon beradi
  • Foydalanuvchi bilan ishlaydigan ish stolini ta'minlaydi
  • Elektron pochta xabarlari va qo'shimchalarni oldindan belgilangan papkaga import qiladi
  • Ta'sirchan texnik yordamni taklif qiladi
  • Android va iOS mobil ilovalari bilan jihozlangan
  • Hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri kameradan yuklash imkonini beradi
  • Kengaytirilgan xavfsizlik uchun ikki faktorli autentifikatsiya va rolga asoslangan ruxsatdan foydalaning
  • Fayl almashish va saqlashni oxirigacha shifrlash
  • Uchinchi tomon dasturlari, shu jumladan Salesforce va Microsoft Office bilan integratsiyani ta'minlaydi

Kamchiliklari:

  • Bu foydalanuvchilar bilan do'stona bo'lishi mumkin

Narxlar:

Uning obuna rejalari oyiga 15 dollardan boshlanadi va oyiga 199 dollargacha boradi. Bundan tashqari, bepul demo olasiz.

4. Raqamli tortma.

Raqamli tortish, boshqalar qatori, chakana savdo, ishlab chiqarish va ta'lim sohalarida o'rta biznesning afzal ko'rgan variantlaridan biridir. U hujjatlarni tezda skanerlash va saqlash imkoniyatiga ega va qo'shimcha xavfsizlik qatlami uchun mahalliy hujjatlarni saqlashni taklif qiladi.

Asosiy xususiyatlari:

  • Hujjatlarni rasmiylashtirish - Windows-ga asoslangan fayl / papka tuzilishi bilan barcha hujjatlaringizni markazlashtirilgan joyda osongina tartibga soling. Bundan tashqari, oson ajratish uchun bir nechta fayl kabinetlarida fayllarni saqlashga imkon beradi.
  • Egiluvchan - Osonlik bilan hujjatlarni qo'shing yoki mavjud hujjatlarga sahifalar qo'shing. Shuningdek, siz turli xil indekslarga ega bo'lgan hujjatlarni qayta belgilashingiz mumkin.
  • Oson import - Fayllarni to'g'ridan-to'g'ri drayvga osongina import qilish uchun kalitlarni tortib tortib oling, nusxa ko'chiring va skanerlang yoki import qiling.
  • Xavfsizlik - AES-128 bit shifrlash orqali barcha hujjatlarning kuchli himoyasini ta'minlaydi. Bundan tashqari, har qanday hujjatga kiritilgan o'zgarishlarni kuzatib borish uchun audit jurnalidan foydalanishingiz mumkin.

Taroziga soling:

  • Fayl kabinetlarini biznesning muayyan talablari uchun darhol sozlang
  • Xuddi shu faylning eski versiyalariga kirish huquqini olish uchun kalit versiyasini boshqarish
  • Kalit so'z va matnli qidiruv yordamida diskdagi har qanday papkada saqlangan fayllarni osongina topishingiz mumkin
  • Hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri diskdan chop etish imkonini beradi
  • Bir vaqtning o'zida bir nechta hujjatlarni yozib oling va import qiling
  • U har qanday qurilmadagi fayllarga kiritilgan o'zgarishlarni sinxronlashtiradi
  • Real vaqt rejimida faylga kiritilgan o'zgarishlarni ko'rib chiqish orqali turli manfaatdor tomonlar bilan osongina hamkorlik qiling
  • Bepul sinov muddatini taklif qiladi

Kamchiliklari:

  • Cheklangan xususiyatlarni taklif qiladi
  • Katta tashkilotlar uchun mos emas

Narxlar:

Siz dasturiy ta'minotning bitta foydalanuvchi litsenziyasini bir martalik narxi $ 1200 ga sotib olishingiz yoki obuna rejasi bilan yiliga $ 500 ga borishingiz mumkin.

5. FileHold.

FileHold - bu korxonaning hujjatlarni boshqarish yechimi (DMS), bu arzon va o'rnatish oson. Dastur orqali hujjatlarni osongina skanerlash, saqlash va indekslashingiz mumkin. Mutlaq xavfsizlikni ta'minlash uchun dasturiy ta'minotni o'zingizning mahalliy serveringizga o'rnatishingiz mumkin.

Asosiy xususiyatlari:

  • elektron shakllar - Office yoki PDF formatida mavjud bo'lgan Microsoft Word vositalarini ishlatib, metadata ma'lumotlarini elektron shakllardan osongina chiqarib oling.
  • Kuryer - Bu hujjatlarni yuborishning xavfsiz usuli, shuningdek etkazib berish to'g'risida dalil ham yuboriladi. Shuningdek, u hujjatni havolasi bilan elektron pochta orqali qabul qiluvchilarni xabardor qiladi.
  • Fayllarni boshqarish - Bu sizning kundalik vazifalaringizni farqlash va fayllarni boshqarish jarayonini samarali jarayon qilish orqali yanada samaraliroq bo'lishingizga imkon beradi.
  • Skanerlash va tasvirlash - Dunyo bo'ylab turli foydalanuvchilarga yuborish uchun hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri skanerlash va tasvirlash orqali qog'ozsiz qoling.

Taroziga soling:

  • Bir nechta brauzer yordamini taklif qiladi
  • Barcha hujjatlarni oson boshqarish uchun qobiliyatli smartfon dasturi mavjud
  • U sizga o'xshash natijalarni topishga yordam beradigan hujjat metadata-sidan foydalanadigan Google kabi kengaytirilgan qidiruv bilan jihozlangan
  • Siz uni Outlook Office, Word, PowerPoint, Excel va Visio kabi vositalarga to'g'ridan-to'g'ri kirishni ta'minlash uchun Microsoft Office bilan samarali birlashtira olasiz.
  • Kengaytirilgan joylashtirish va saqlash siyosati orqali so'nggi va arxiv hujjatlarni osongina boshqaring
  • Muayyan hujjat ustida ishlayotganingizda yozib qo'ymaslik uchun dastavval ro'yxatdan o'tish / chiqish qobiliyati
  • Fayllarning cheksiz yig'ilishiga erishish uchun virtual papkalarni yarating
  • Hujjatlar bilan oflayn rejimda ishlashga imkon beradi va onlaynga qaytganingizdan so'ng barcha o'zgarishlar saqlanib qoladi
  • Korxona tarkibini boshqarish (ECM) va arxivlashni taklif qiladi

Kamchiliklari:

  • Agar siz yangi boshlovchi bo'lsangiz, uning funktsional imkoniyatlarini tushunish biroz qiyin bo'lishi mumkin
  • Foydalanuvchi interfeysi foydalanuvchilarga qulay emas

6. Hujjatlar joylashuvi.

Document Locator Windows bilan kuchli integratsiyani va fayllarni boshqarish uchun qulay bulutli hostingni taklif qiladi. Uning ta'sirchan xususiyatlaridan ba'zilari versiyani boshqarish, qog'ozsiz skanerlash, hujjatlarni boshqarish, elektron pochtani boshqarish va boshqalarni o'z ichiga oladi.

Asosiy xususiyatlari:

  • Tekshirilmoqda - Document Locator sizga qog'oz hujjatlarni osongina to'liq qidiriladigan fayllarga aylantirish imkonini beradi. Siz shuningdek hujjat yozishni bajarishingiz va hujjat to'g'risidagi muhim faktlarni fayl metadata sifatida tushunishingiz mumkin.
  • Avtomatlashtirilgan ish oqimlari - U turli xil ish oqimlari xususiyatlarini, jumladan, vaqtni to'xtatish, rolga asoslangan jarayonlar, sifat nazorati punktlari va sozlash mumkin bo'lgan xabarnomalar shablonlari va boshqalarni o'z ichiga oladi.
  • Qidiruv parametrlari - Siz fayllarni tezkor qidirish, quvvat qidirish, kengaytirilgan qidiruv yoki My DL-ni qidirish kabi bir nechta imkoniyatlar orqali qidirishingiz mumkin.
  • Hujjatni tasdiqlash - Shaffoflik va muvofiqlikni ta'minlash uchun elektron hujjatlarni tasdiqlashni osongina saqlang. U ikkala tasdiqlovchi va ikkala bosqichli murakkab qadamlarni ham qo'llab-quvvatlaydi.

Taroziga soling:

  • Sizga skanerlangan fayllarning meta-ma'lumotlarini zonalardan, varaqlardan, shtrixkodlardan olish yoki ekranda Document Pro-da oldindan ko'rib chiqish orqali alohida tanlash imkonini beradi.
  • Brauzerlar, qurilmalar va platformalarda qo'llab-quvvatlashni taklif qiladi
  • Delegatsiya variantlari orqali jarayonning moslashuvchanligini oshiradi
  • Qayta takrorlanmaslik va operatsiya samaradorligini oshirish uchun hujjatlarni markazlashtirilgan operatsiyalarini avtomatlashtirishingiz mumkin
  • Sifatni yaxshiroq boshqarish uchun belgilangan ish oqimining namunasini ko'rib chiqing
  • Hujjatni ko'rib chiqish holati va tasdiqlash bosqichlarini kuzatishga imkon beradi
  • Avtomatik eslatmalar va bildirishnomalar hujjatlarni tasdiqlash jarayonini tezlashtiradi
Kamchiliklari:
  • Foydalanuvchi interfeysi biroz ixchamdir
  • Yiliga bir necha marta mashg'ulotlarni taklif qiladi

Narxlar:

Uning litsenziya narxi 250 dollardan boshlanadi va 400 dollargacha.

7. HighTail.

HighTail hujjat aylanishini yanada qulay va tushunarli qiladi. Bundan tashqari, bu ijodiy mutaxassislarga katta fayllarni, shu jumladan video, san'at asarlari, dizayn, fotosurat va taqdimot fayllarini boshqalar bilan osonlikcha baham ko'rish imkonini beradi.

Asosiy xususiyatlari:

  • Yuqori aniqlikdagi oldindan ko'rish - Siz katta hajmdagi fayllarni yuklamasdan turib oldindan ko'rishingiz yoki oqishingiz mumkin.
  • Haqiqiy vaqtda suhbat - Jismoniy shaxslar yoki jamoalar real vaqtda elektron pochta xabarlarini, loyihaning yangilanishlari va sharhlarini olishlari mumkin.
  • Bepul izohlar - Multimediya fayllarini belgilash uchun qutini, o'qni, chiziqni yoki bepul shaklni chizish orqali fayllarni tekshirishga imkon beradi.
  • Versiyani taqqoslash - O'zgarishlarni o'lchash va osongina fikr bildirish uchun siz bitta ekrandagi fayllarni taqqoslashni yonma-yon ishlatishingiz mumkin.

Taroziga soling:

  • Faylga to'g'ridan-to'g'ri sharh berish orqali foydalanuvchilarga aniqroq fikr bildirishga imkon beradi, natijada natijalar kamayadi va natijalar yanada yaxshilanadi
  • Bozor vaqtini qisqartirish uchun ijodiy jarayonni tartibga soladi va birlashtiradi
  • Qabul qiluvchilarga ulashilgan fayllarni ko'rish uchun kirishni boshqarish uchun hisob kerak emas
  • 256 bitli AES shifrlash va tizim bo'yicha qat'iy xavfsizlikni ta'minlash uchun korxonalar darajasidagi xavfsizlik takliflari bilan birga keladi.
  • Beradi 'tracker yuborish' fayllarni qachon yuklab olinishi va yuklab olinishini aniqlash imkoniyati
  • Vizual papkalar orqali birdaniga bir nechta fayllarni ko'ring
  • Jismoniy shaxslar uchun bepul versiyasini taklif qiladi

Kamchiliklari:

  • Birgalikda ishoratlar juda tez tugaydi
  • Qidiruv xususiyati foydalanuvchilarga qulay emas

Narxlar:

Uning premium rejalari oyiga 12 dollardan boshlanadi va oyiga 36 dollargacha boradi.

8. Evernote Biznes.

Evernote Business, shubhasiz, fayllarni boshqarishning eng mashhur vositalaridan biridir. Bu osonroq va yanada samarali ish joyini yaratish uchun osongina eslatma va fayllarni yaratishga va almashishga yordam beradi. Uning barcha xususiyatlari birinchi navbatda biznesning mahsuldorligini oshirishga qaratilgan.

Asosiy xususiyatlari:

  • Mahsuldorlikni oshirish - Jamoalar samaradorlikni oshirish uchun samarali to'plash, toifalashtirish va fikr almashish imkoniyatiga ega.
  • Veb-kliver - EverNote hisob qaydnomangizda veb-sayt skrinshotlarini darhol saqlang. Siz barcha foydali ma'lumotlarni Internetda osongina saqlashingiz va kerak bo'lganda qirqib olishingiz mumkin.
  • Ichki andozalar - Maxsus ehtiyojlarni qondirish uchun vaqt va kuchni tejash uchun Evernote-ning o'rnatilgan shablonlaridan foydalanishingiz mumkin. O'rnatish oson bo'lgan shablonlarni juda sozlash mumkin va siz ularni cheksiz marta ishlatishingiz mumkin.
  • Keng qamrovli integratsiya - U Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive va Slack kabi boshqa dasturlar bilan keng qamrovli integratsiyani taklif etadi.

Taroziga soling:

  • Skrinshotni qirqish uchun kerakli ma'lumotlarni olish mumkin
  • Samaradorlikni oshirish uchun bir nechta klaviatura yorliqlarini taklif qiladi
  • Real vaqt rejimida fayl va hisoblarni tahrirlash imkoniyatini beradi
  • Shuningdek, u qo'lda yozilgan eslatmalar, doska rasmlari va skanerlangan rasmlarni qidirishga imkon beradi
  • U 11 ta qo'lda yozilgan va 28 ta yozuvda yozilgan tillarni aniqlay oladi
  • Evernote for Business shuningdek, iPad uchun Penultimate-ni qo'llab-quvvatlaydi
  • Jismoniy hujjatlarni skanerlash va ularni xavfsiz fayl sifatida saqlashga imkon beradi

Kamchiliklari:

  • Elementlarni tashkillashtirish xatosiz bo'lmaydi
  • Katta hajmdagi fayllarni sinxronlashtirish juda sekin

Narxlar:

To'langan rejalar bir foydalanuvchi uchun oyiga $ 14.99 dan boshlanadi.

9. Aqlli jadval.

Smartsheet - loyihalarni boshqarish, fayllarni almashish va hamkorlikda silliq boshqarish uchun korxonalarning afzal ko'rgan tanlovlaridan biri. Uning asosiy xususiyatlaridan biri shundaki, u uchinchi tomon dasturlari, jumladan Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier va boshqalar bilan keng qamrovli integratsiyani taklif qiladi.

Asosiy xususiyatlari:

  • Belgilangan shablonlar - Bu ish jarayonlari va biznes jarayonlarini ancha osonroq aniqlashga yordam beradigan oldindan belgilangan shablonlarni taklif etadi.
  • Kontent bilan ishlash - O'z varaqingizdagi ishlab chiqarish jarayonini osongina kuzatib boring, topshiriqlarni tayinlang, avtomatlashtirilgan eslatmalarni ishga soling, boshqa foydalanuvchilarga kontentni ko'rib chiqishga va qadoqlangan izohlar orqali batafsil fikr bildirishga imkon bering.
  • Yuqori darajadagi xavfsizlik - Smartsheets sizning hujjatlaringiz xavfsizligiga ishonch hosil qilish uchun Equinix-da va AWS-da ishlaydigan ko'p saytlarga ma'lumotlarning ko'payishini ta'minlaydi.
  • Avtomatlashtirish - Tasdiqlashni talab qilish yoki ogohlantirish va yangilanishlarni yuborish orqali siz takrorlanadigan jarayonlarni avtomatlashtirishingiz mumkin.

Taroziga soling:

  • Ish oqimlarini osongina avtomatlashtirish uchun shartli yo'llarni va bir nechta harakatlarni birlashtirishga imkon beradi
  • Turli xil ilovalarda real vaqt rejimida ma'lumotlarni yangilash orqali samarali hamkorlikni ta'minlaydi
  • Excel jadvallari, CSV fayllari va Google Sheets-dan ma'lumotlarni osongina almashtiring yoki Smartsheet-ga qo'shing
  • Boshqaruv panelingizni sozlash uchun foydalanishga oson va tez tashlanadigan interfeys interfeysini taqdim etadi
  • Smartfoningizga iOS va Android ilovalari orqali real vaqt rejimida kirishni ta'minlaydi
  • Uchinchi tomon foydalanuvchilariga fayllar va hujjatlarni ko'rib chiqishga ruxsat beradi

Kamchiliklari:

  • Uning uzun xususiyatlarini o'rganish uchun ko'p kuch sarflashingiz kerak

Narxlar:

Oddiy narxlar oyiga 14 dollardan boshlanadi. Murakkab xususiyatlarga ega bo'lgan korxona rejalari uchun siz sotuvchi bilan bog'lanishingiz kerak.

10. Onehub.

Onehub - bu ro'yxatdagi yana bir kuchli hujjat aylanish dasturidir. O'z-o'zidan sudrab borish funktsiyasi bilan fayllarni oson yuklashni taklif etadi. Bundan tashqari, u foydalanuvchilarga versiyalarni boshqarish, fayllarni ichki papkalarda tartibga solish va xavfsiz ulashish imkonini beradi.

Asosiy xususiyatlari:

  • Fayllarni osongina yuklang - Fayllarni tezda tortib tortish xususiyati orqali yuklang. Bundan tashqari, fayllarni avtomatik ravishda tahrirlash, papkaga asoslangan tashkil etish va ommaviy yuklash uchun xavfsiz FTP shlyuzi mavjud.
  • Moslashtirish - O'zingizning brendingizga qarab sahifalar, logotip va ranglarning mavzularini osongina sozlang. Hisobingizga maxsus domen va oq yorliq qo'shishingiz mumkin.
  • Xavfsizlik xususiyatlari - U ma'lumotlarning xavfsizligini ta'minlashga yordam beradigan xavfsizlik xususiyatlari to'plamini, jumladan, rolga asoslangan ruxsatlarni, seansning vaqtini, auditorlik tekshiruvlarini va ikki faktorli autentifikatsiyani o'z ichiga oladi.
  • Oldindan ko'rish - Brauzer yoki mobil qurilmaga yuklamasdan fayllar va hujjatlarni oldindan ko'rishni osonlikcha ko'rib chiqing.

Taroziga soling:

  • Fayllaringizni tasdiqlash yoki ko'rib chiqish uchun siz bilan bog'lanishingiz mumkin
  • Google Drive va OneDrive bilan muammosiz integratsiyani taklif qiladi
  • Sizga xabarlarni jamoaning har bir a'zosi bilan bog'lanish imkonini beradi
  • Kim va qachon va kimni e'lon qilayotganini bilish uchun harakatni kuzatib boring
  • Fikr-mulohazani osongina almashish uchun sharhlarni papkalarga yuboring
  • Leverage auditi orqali biron bir narsa ko'rsangiz, kirishni darhol bekor qilish mumkin bo'ladi
  • Murakkab parol siyosatini osongina amalga oshiring

Kamchiliklari:

  • Foydalanuvchi interfeysi biroz eskirgan ko'rinadi
  • Siz foydalanuvchilarning kichik guruhlarini yaratolmaysiz

Narxlar:

Uning pullik rejalari oyiga $ 12.50dan boshlanadi va oyiga $ 500 gacha.

11. InfoRouter.

InfoRouter boshqa hujjatlarni boshqarish vositasi bo'lib, u barcha hujjatlaringizni oson boshqarishga yordam beradi. Shunga qaramay, siz uni server tomoni orqali mijozning qo'shimcha komponentlari bo'lmagan holda o'rnatishingiz kerak. Yaxshi xabar shundaki, u juda keng miqyosli va ish yukini taqsimlash uchun 100 tagacha serverlardan foydalanishi mumkin.

Asosiy xususiyatlari:

  • Yozuvlarni boshqarish - Hujjatlarni oldindan belgilangan ish oqimlariga yuborish va real vaqt rejimida ularning holatini kuzatish orqali biznes-muhim yozuvlarni ishonchli boshqaring.
  • Hisobot - Har kuni sodir bo'layotgan voqealar to'g'risida jamlanma hisobotni oling.
  • Ko'p tilli - Elektron pochta xabarnomalari uchun foydalanishingiz mumkin bo'lgan ko'p tilli qo'llab-quvvatlash taklif etiladi.
  • Issiq jildlar - U avtomatik ravishda oldindan belgilangan infoRouter papkalarida kuzatiladigan papkalar ma'lumotlarini import qiladi.

Taroziga soling:

  • Tasvirlarni PDF-fayllarga aylantirishga imkon beradi
  • Siz cheksiz miqdordagi papkalarni yaratishingiz mumkin
  • Bir nechta ildiz papkalarini yaratishga ruxsat beradi
  • Ikkala HTTPS va SSL-ni qo'llab-quvvatlaydi
  • Elektron pochta va matn shablonlarini sozlash imkonini beradi
  • Tasniflash tarixi va mahfiy hujjatlarni qo'llab-quvvatlaydi

Kamchiliklari:

  • Katta hajmdagi fayllarni yuklash biroz sekin
  • Foydalanuvchi interfeysi murakkab

Narxlar:

Uning narxlari so'rov asosida mavjud.

Ushbu ro'yxat uchun hali ko'rib chiqilmagan boshqa vositalar: Docuware, M-Files va SharePoint.

Hujjatlarni boshqarish dasturi nima?

Korxonalar onlayn rejimida harakatlanar ekan, so'nggi paytlarda hujjatlarni boshqarish dasturi juda katta e'tiborni jalb qilmoqda.

Oddiy qilib aytganda, bu raqamli formatda hujjatlarni tartibga solish, indekslash, saqlash, boshqarish va kuzatishda foydalaniladigan kompyuter dasturlari. Bundan tashqari, ular skaner yordamida hujjatlarni raqamli formatga aylantirishga yordam beradi.

Juda katta miqdordagi ma'lumotlar bilan ishlash, ayniqsa hujjat jismoniy shaklda bo'lsa, juda qiyin.

Aslida, hujjatlarning qiyinchiliklarini engib o'tishda ko'p ish unumdorligi yo'qoladi. Elektron formatga aylantirilgandan so'ng, hujjatlarni boshqarish osonlashadi. Oxir oqibat, siz ularni qidirishga kamroq vaqt sarflaysiz va kon ma'lumotlari haqida ko'proq ma'lumot to'plashingiz mumkin.

Hujjatlarni boshqarish dasturidan qanday foydalanasiz ??

Hujjatlarni boshqarish vositalaridan foydalanish juda oson. Qaysi dastur ishlatganingizdan qat'i nazar, qadamlarning ko'pi bir-biriga mos keladi.

Uning yordami bilan amaliy qadamlarni ko'rib chiqamiz Evernote Biznes.

Veb-saytga tashrif buyuring va o'z hisob qaydnomangizni yarating va agar u biznes hisob bo'lsa, kerakli ma'lumotlarni to'ldiring.

Siz darhol tizimga kirishingiz va tarkibni yaratishni boshlashingiz mumkin. Evernote turli xil hujjatlar, jumladan fotosuratlar, jadvallar, maqolalar, vaqt jadvallari va eslatmalar bilan mos keladi. Hujjat dasturiy vositalarining aksariyati ushbu hujjatlarga ham ruxsat beradi.

Keyinchalik, biznes hisob qaydnomangizga foydalanuvchilarni qo'shishni boshlashingiz mumkin. Shunchaki chap tomondagi belgini bosing, 'Foydalanuvchilar qo'shish' Siz ularga taklifnomalarni elektron pochta orqali yuborishingiz va qo'shilishlarini so'rashingiz mumkin.

Agar foydalanuvchi qo'shsangiz, ular ma'lumot va ma'lumotlarning markaziy omborini ko'ra oladilar. Bu erda u deyiladi Kosmik katalog. Siz shuningdek ularga omborda o'zgarishlar va o'zgarishlar kiritish uchun ruxsat berishingiz mumkin.

Evernote shuningdek, qaydlar yozishga, ish chatlarini o'rnatishga, yorliqlar va teglar yaratishga, hujjatlarni skanerlashga va real vaqt rejimida hamkasblaringiz bilan hamkorlik qilishga imkon beradi.

Hujjatlarni boshqarish tizimida nimaga murojaat qilishingiz kerak?

Sizning tanlovingiz va afzalliklaringiz sizning ehtiyojlaringiz va biznes hujjatlaringizga qarab farq qilishi mumkin, ammo sizga har doim kerak bo'lgan asosiy xususiyatlar quyidagilar:

1. Arxivlar.

Dastur sizga ma'lumotlarni kirish va darhol qidirish uchun markaziy omborda hujjatlaringizni arxivlashga ruxsat berishi kerak - masalan, Zoho hujjatlari.

2. Keng qamrovli integratsiya.

Hujjatlarni boshqarish dasturi Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive va boshqalar kabi uchinchi tomon dasturlari bilan oson va keng qamrovli integratsiyani ta'minlashi kerak. Bu hujjatlarni muammosiz almashishda yordam beradi. Evernote Biznes ajoyib namunadir.

3. Ommaviy yuklash.

Ish stsenariylari ko'plab hujjatlarni o'z ichiga oladi. Ularni birma-bir yuklash vaqtni talab qilish bilan birga qiyin. Shuning uchun, hujjatlarni ommaviy ravishda yuklashga imkon beradigan hujjatlarni boshqarish vositasini tanlashingiz kerak.

4. Hujjat xavfsizligi.

Korxonalar maxfiy va maxfiy hujjatlarni saqlash va saqlash uchun hujjatlarni boshqarish vositalaridan foydalanadilar. Bunday ma'lumotlarning buzilishi odatda biznes uchun katta oqibatlarga olib keladi va hatto ularning mavjudligiga tahdid solishi mumkin. Shuning uchun shunga o'xshash hujjatlarni boshqarish vositasini tanlash kerak Raqamli tortma kuchli ma'lumotlar xavfsizligini ta'minlash uchun.

5. Yuqori aniqlikdagi oldindan ko'rish.

Hujjatlarni boshqarish vositasidan foydalanganda, har safar uni ko'rishni xohlaganingizda yuklab olishingiz shart emas. Dastur xohlagan vaqtda yuqori aniqlikdagi oldindan ko'rishga ruxsat berishi kerak.

Bu xususiyatlarning yaxlit ro'yxati emas. Foydalanuvchilar izlaydigan ko'plab boshqa muhim atributlar mavjud, ular orasida shablonlarning keng doirasi, real vaqtda suhbatlar, ruxsat berilgan avtomatlashtirish darajasi, yozuvlarni boshqarish xususiyati va boshqalar.

Kirish; qisqa Umumiy ma'lumot.

Bular eng yaxshi hujjatlar bilan ishlash dasturlari edi. Ushbu raqamli konvertatsiya bilan qog'oz hujjatlarning kunlari o'tdi. Bulutli saqlash aniq tanlovdir. Biroq, ushbu vositalarning barchasi turli xil imkoniyatlar va USP-larga ega.

Shuning uchun aniq g'olibni e'lon qilish huquqi yo'q - sizning tanlovingiz faqat sizning talablaringiz va byudjetingizga bog'liq bo'lishi kerak.

Masalan, agar siz bepul / arzon, ammo ishonchli echim izlayotgan bo'lsangiz, unda EverNote biznes a'lo tanlov bo'lishi mumkin. Ammo, agar sizning byudjetingiz bo'lsa va yanada rivojlangan funktsiyalarga ega bo'lgan korporativ echimni talab qilsangiz, unda siz borishni xohlashingiz mumkin Aqlli jadval.

Yakuniy qaror qabul qilishdan oldin, turli xil vositalar va ularning xususiyatlarini diqqat bilan ko'rib chiqing.

Siz foydalanmoqchi bo'lgan hujjatlarni boshqarish vositalari bormi? Izohlarda menga xabar bering.

Saytda keyingi o'qish: Boshqa dasturiy ta'minot sharhlari haqida ma'lumot olish uchun ko'rsatmalarimni ko'rib chiqing eng yaxshi rejalashtirish ilovalari, eng yaxshi loyihani boshqarish dasturi va eng yaxshi taqdimot vositalari bu yil sinash uchun.